コンパニオン宴会付き旅行のキャンセル料について

楽しみにしている旅行。

ウキウキと計画をしている段階ではまず取りやめにする状況って考えられないですよね。

しかしそうは言ってもインフルエンザなどの病気にかかるかもしれない。身内に不幸が起こるかもしれない。急な仕事が舞い込むかもしれない。大雪で電車がストップするかもしれない。

なにが起こるかわからないのが人生。

慎重な性格のお客様だと、「万が一何か合った場合はどうするのだ」と、旅行が急遽中止になった場合のリスクヘッジを考えるのは当然です。

そんなお客様が安心してご旅行の計画ができるように、宴会ネットの予約のキャンセルについての対応をご説明しますね。

キャンセル規定とは、予約をした後で取り消しを気軽にされないよう、宿泊施設がその抑止力として定めている取り消しの際のペナルティのようなものです。

食事の仕入れの取り消しが効かない場合もあるので、実損分の被害防止も兼ねています。

宿泊日に近い日になればなるほど、キャンセルの際にかかる金額は上がる傾向にあります。

キャンセル料は、当社のような宿泊手配をする旅行会社などが設定をするのではなく、宿泊施設が独自に決めています。

大手旅行会社や旅行予約サイトではキャンセル規定というものが明示されています。

当社はキャンセル料というものは、実際の損害が出ない限りは頂くべきではない。
と考えております。

本音のところでは、規定の日数に到達した後で予約を取り消す場合、それほどの実害がないものであれば頂くものではないですし、発生するものとしてはお料理の原材料くらいではないかと考えています。

当日や前日などの直近で、人気の日にちであれば「他のお客様で予約を取れば利益が出たはずだ」という場合も実際はあるとは思います。

そういった実害があるものについては、キャンセル規定が存在し、妥当な金額が請求される場合は仕方がない場合もあると思います。

しかし、一週間前など早めにお客様から連絡を頂いているにもかかわらず、キャンセル規定の通りだからとキャンセル料を請求されるのもいかがなものかと思います。

キャンセルされるご理由は、毎回様々です。

急なお仕事が入る、身内の方に不幸があった、同行者の方の体調不良、大きな台風が来そう。
など、それぞれあると思います。

理由に合わせて加減することはないですが、大手旅行社のように「規定だから」、「宿泊施設がかかると言っているので」といった理由で、杓子定規にお客様にキャンセル料を請求することはしておりません。

どんなキャンセル理由であっても、宿泊施設の決定権のある方と直接交渉し、キャンセル料がかからない方向で全力で交渉をします。

どうにもならない場合は、最悪でも減額されるようお願いし、お客様のご負担額が最小限で済むように努めております。

経験上、ほとんどの場合で規定の条件より譲歩した結果が得られています。

滅多にないのですが、たまに宿泊予約をしたことを忘れるお客様がいらっしゃいます。

早めに計画をし、何ヶ月も前に予約をされたお客様に多いですね。

また、人気のあるお日にちであったり、行き先にいくつか候補がある場合に一番いいところを選べるようにと、複数の宿泊先をあちこちで押さえて、取り消しをし忘れるというケースもあります。

そういったお客様方の為に、当社ではお手配の際には必ずメール又は書面にてお手配内容をお客様にお送りしております。

併せてキャンセル規定にかかる前にメールにて、ご予約の確認をお送りして、お客様からの応答を頂いております。

それでも確認が取れないお客様については、必ずお電話を差し上げて、ご予約の意思の確認を行っております。

そういった対策を取ることで、お客様の「うっかり忘れ」によるキャンセル料請求の防止に努めています。

目安ですが、食事を出す旅館などで7日前、ビジネスホテルであれば2日前が一般的な設定になっております。

特にビジネスホテルの場合は、連絡なし以外であれば当日のキャンセルでもかからない場合も多く、食事の提供がない分、旅館などと比較して甘い設定になっています。

7日前と言っても、最初から全額かかることはなく7日前で30％、2日前で50％、前日で70％、当日で100％など段階的に設定されているケースが多く、何日前から何％なのかは、宿泊先それぞれで独自に設定されています。

昨今では、社員旅行や町内会の慰安旅行などの団体旅行の機会が減ってきて入るものの、まだまだ手配数は一定数あります。

観光バスを貸し切って旅館で宿泊をする場合、30名や100名のお客様が宿泊することになり、旅館にとっては貸し切りに近い状態になることがあります。

その場合、10日前にいきなりキャンセルしますと言われても、たくさんの空室が発生することになり、その分の宿泊客を短い期間で確保するというのは非常に困難になります。

そういった経緯があり、団体のお客様の場合１ヶ月前や３ヶ月前からキャンセル規定が設定されることが多くあります。

コンパニオンをつけた手配の場合、キャンセルの申し込みの際にはコンパニオンのキャンセルはどうなるのか。
そこも気をつけて頂きたいです。

コンパニオンのキャンセル規定は、宿泊手配と同様の扱いになるのか、はたまたコンパニオンはコンパニオンで別にキャンセルの規定があるのか。

それはどういうことかというと、コンパニオンを押さえた時点でコンパニオンの給料が成立してしまう場合がある。
ということです。

とはいえ、１ヶ月や３ヶ月も前から予約していて、予約と同時にキャンセル料の対象となります。
なんてことはまずないです。

しかし一週間前になってくると、コンパニオンの人も生活がかかっているので、雇用契約の関係で給料が発生してしまう場合もごくたまにあります。

確実性の低い旅行の予約をする場合は、コンパニオンのキャンセル規定もちょっと気にした方がいいですよ。

災害時のキャンセルってどういうケースを思い浮かべられますか？

・地震
・津波
・台風
・大雪
・洪水

今まで取り扱った災害はこのようなケースが多かったです。

道路が寸断された。
電車が止まった。
運転そのものが危険。
高速道路が止まった。
自宅が被災した。

そんなケースの場合は、宿泊先も譲歩してくれることが多いです。

中にはキャンセルはキャンセルだから規定通りになると、拝金主義を貫こうとする宿泊施設もあります。

しかしそこは当社が交渉するので、過去に起きた災害が理由でのキャンセルについては100％近い確率でかからないようにできております。

旅行に行くメンバーの誰かが骨折したとしましょう。

そこで
「だったら旅行を中止してしまおう」
という場合と

「行ける人で行こう」
という場合とでは、
宿泊先の譲歩の度合いは変わってきます。

お客様のご人数の減員であれば、当日の連絡であっても宿泊先が良心的な場合キャンセル料無しになることもあります。

キャンセル規定で7日前からキャンセル料金の対象になる場合であっても、お客様のご人数が減る場合であれば、連絡が早ければ早いほどキャンセル料金がかからずに済みます。

しかし、全員が行かない。となれば、宿泊日が近ければ近いほど交渉してもキャンセル料金がかかるケースが増えてくるのです。

もしも不測の事態が起きた際には、中止ではなく行ける人だけでも行く方向でお話をされることをお勧めします。

もう、どうしても急に旅行を中止にしなければならない場合。

そんな時は、日付を変更できるものならした方がいいです。

宿泊先の心情からすると、急なキャンセルは全くの損害がないわけではないので嫌がります。

しかし、別の日の空室を埋めてくれるのと、それもなくキャンセルをするのとでは、宿泊先にとって痛みの度合いが違います。

つまり宿泊日の変更であれば、キャンセル料がかからない場合も出てくるのです。

当社に限らず、正規の旅行会社であれば予約決定の際には必ず手配内容を記載した書面をお渡ししています。

その書面の中には、必ずキャンセル規定と言われる、キャンセルした場合は何日前から宿泊費に対して何％のキャンセル料がかかるのかを記してあるはずです。

当社手配の場合に限らず、記していない場合はきちんと確認をし、明記したものを再発行してもらって下さい。

幹事役を任されている場合は特に、キャンセル規定の対象日となる前に必ず出席の有無を確認することをお勧めします。

当社からも、キャンセル規定にかかる前にお客様に確認をさせてもらいますが、お客様ご自身もリスク回避に努めるとキャンセル料金を支払うことが減りますよ。

色々と書きましたが、これらの交渉は誰でもできるものではありません。
「予約もキャンセルもなんとか自分で」と思う方もいると思います。
自分で予約手配をした方が、安くつくと思っているお客様はわりといます。
しかし、どっちで予約しても値段が変わらないことがほとんどです。

なぜなら、宿泊施設からしたら旅行社からの予約も欲しいため、差をつけることで旅行社から見放されたら集客力のない宿泊施設ほど困るからです。

同じように、予約をキャンセルする事態になった時に、お客様個人で予約を取り消すよりも、当社で交渉の上で予約の取り消し手続きをした方が、キャンセル料がかからない確率は格段に上がります。

それはなぜだか分かりますか？

宿泊施設からの景色を想像して下さい。
宿泊先にとって、取り消しをするお客様は年に一回予約をするかどうかのお客様です。

今回キャンセル料金を譲歩したとして、次に予約をもらえる保証はありません。
そうすると、「利益」を重視する宿泊施設であれば、キャンセル料金を請求した方が得です。

しかし、当社は年に何十件、何百件と送客をしてくれる相手になります。
一回の送客人数は1名ではなく、時には10名、100名と送客人数で考えたらそうとうな利益になります。

そんな相手と関係をこじらせて、未来の予約をなくしてしまうより、キャンセル料金を譲って今後も継続的に送客してもらうことのどちらが得なのか。
決定権を持つ立場の人であればあるほど、ちゃんと考えて判断できるのです。

その「決定権」を持つ人とは、当社の営業チームが毎年全国を回りコミュニケーションを取っているため、見知った関係になります。

もしもの時のキャンセル時のリスクを考えた場合、下手に自分で手配しようとするのではなく、当社にお任せすることがお客様にとって一番いい手段になりますよ。

1　交渉のプロ集団！

交渉を生業としていて、毎日のようにキャンセルがあり、そういった交渉電話を全国の猛者と行っています。
更に毎日、ロープレを社内で行い地力をつけております。

2　実績があるから成せる技がある！

年間で一つの旅館に対して１００回送客しております。しかも宴会旅行です。年数回しか利用していないお客様とは旅館からの扱いが異なります。

3　責任者を把握している！

例えば、このホテルは会長だとか、ここは主任だとか実権を誰が握っているかを知っております。
それは営業で全国の宿泊施設に出向いているからです。