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【マニュアル】宴会旅行の幹事になったらやるべき8つのポイント

2020年04月16日更新

Dansei

「同窓会の旅行の幹事が回ってきたーー!」「いきなり上司に、社員旅行や接待のセッティングしろと言われたーー!」任されたからには、友達や上司の期待を裏切りたくない。しかし、何をどう進めたら良いかわからない。そんな幹事初体験のお客様にお役立ち情報を配信♪

幹事の仕事(1)│旅行日を決める

Calendar

旅行日は、余裕をもって告知することをおすすめします。いきなり具体的には決めずに、「◯月の◯曜日」とアバウトな情報で複数の日付を全体告知してみましょう。

1日に日付を限定しないほうが、たくさん参加者が集まりやすくなります。参加者からの回答の中から、人数が多く集まることができる日を絞り込んでいくと上手くいきます。

幹事の仕事(2)│参加者の出欠を把握する

Memo

日程が定まったら、参加者をリストアップし、把握していきましょう。ここで大事なポイントは、この旅行に絶対参加してほしいキーマンを押さえることです。

基本的には、「社長→上司→先輩→同僚」といったように、目上の人から出欠をまとめていくようにします。その会によって、さまざまですので前回の幹事に聞いたり、先輩に聞いたりしてみましょう。

キーマンを大体押さえることができたら、人数確認は一旦置いておき、次のステップへすすみます。旅行の予約後でも人数変更は可能ですので、アバウトな人数を決めることがポイントです。


大幅な人数が決まったら下記のポイントもチェックしてみてください。

□参加者の連絡先(電話、メール、ライン等)を把握してるか?(スムーズに進めるために、連絡先リストを作ることをオススメします)

□誕生日やお祝い事がある人はいるか?(粋なサプライズをしたら幹事のポイントも大幅アップ!)

□食物アレルギーがある人はいるか?(予約時に事前に伝えておくとスムーズです)

□強いこだわりを持っている人はいるか?(例えばコンパニオンの要望などは、早く予約した順に要望が通りやすくなります)

幹事の仕事(3)│宴会にかかる予算を決める

Dentaku

まずは、予算の出所を確認しましょう。会社の旅行だったら社長や上司に確認、友人同士の集まりだったら参加者にヒアリングをします。

【予算を見るポイント】

1、移動費(電車、バス、飛行機、ガソリン 等)

2、観光代(食費、施設利用料 等)

3、宿泊費+コンパニオン代(当社にお任せ!)

幹事の仕事(4)│大体の行先を決める

Rotenburo

どこの温泉地にしようか?幹事様、迷いどころだと思います。調べ方は、2種類あります。


1、宴会ネットのサイトで検索してみましょう。
https://enkainet.com/
・3,000件以上ある豊富なプランの中からじっくりお選びいただけます。
・トップページには人気温泉地が特集されています。


2、思い切ってお電話してみましょう。
050-5540-8585
・漠然とした質問でもOKです。親切丁寧な担当者がオススメを回答します。
・男性、女性、両方の担当者がいますので、話しやすい担当者に交代もOKです。


※そのほかに、「観光地」「食べ物」「移動時間」などを検討材料にお決めいただく場合もあると思います。せっかくのコンパニオンを呼ぶ機会ですので、是非「コンパニオンの質の良さ」でお選びいただくことをお勧めしております。

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幹事の仕事(5)│宿泊とコンパの見積もり依頼をする

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大体の行先が決まったら、すぐ見積もり依頼をすることをおすすめします。なぜなら、人気温泉地や人気のコンパニオンプランは、特に週末やゴールデンウィーク、お正月、忘年会シーズンなど予約が殺到し、なかなか希望通り取れなくなる場合があるからです。せっかく決めてきた日程や人数を変更しないといけないのは、幹事として避けたいところ。

とはいえ、「正式な見積もりってお金がかかるの?」「見積もりをしたら予約しないといけないのだろうか?」、幹事様にはご連絡するまでに不安や疑問がつきものです。ご安心ください。

◎見積もりは無料です。◎見積もりをとってからのキャンセルも可能です。


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▼見積もりで伝えること
・ご希望の温泉地、地域、宿名
・宿泊希望日
・宿泊人数、コンパニオン人数
・コンパニオン種類
・その他ご要望
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お電話でもお問合せフォームからでも見積もり依頼ができます。
自慢のスピード対応で、親切!丁寧!早く!をモットーに対応させていただきます。

お問合せはこちら

幹事の仕事(6)│予約の手配をする

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見積もりをもらったら、すぐに仲間内で相談をしましょう。見積もりを取ってだけだと、まだ予約は完了してない状態です。他で予約されてしまう場合もあります。場所を決めたらすぐ手配をオススメします。お客様人数は後日でも変更可能ですので、場所だけすぐ押さえましょう。


▼予約手配でお伝えしたほうがいいこと

・オプションの追加(カラオケ、別注料理 等)→カラオケは予約台数が決まっていたり、別注料理も事前に仕入れが必要になりますので、早めに予約をおすすめします。

・二次会場の手配(カラオケルーム、スナックラウンジ 等)→収容人数に限りがある場合がありますので、こちらも早めに予約しましょう。

・コンパニオンの要望(年代、体型、タイプ 等)→「若い子がいい」「細い子がいい」・・・「いやいや全部だ!」なんでもお申しつけください。


▼予約手配の受付時間や方法

・予約方法:メールでの返信、電話でお返事

・受付時間:メール(24時間)、電話(朝8時~深夜2時)


ご予約はこちら

幹事の仕事(7)│宴会の進行の流れ、役割を決める

Karaoke

場所を決めて一安心・・・ではありません。宴会を盛り上げる事前準備は幹事の腕の見せ所です。まず、どういう流れで宴会を進めていくかを決めます。まずは主役やメインイベントを確定させます。主役を中心に盛り上げていくことを徹底しましょう。サプライズを企画したり、ビンゴ大会、カラオケなども盛り上がる企画として有効です。

宴会の流れが決まったらそれに付随する役割を決めて、事前にお願いをしておきましょう。幹事が開宴の挨拶をした後、最初の挨拶を「役職が一番高い人」、乾杯の音頭は「3番目に高い人」、そして締めの挨拶を「2番目に高い人」にお願いするのが一般的です。


▼進行の流れ

・進行役より開始のアナウンス
・宴会始めの挨拶
・乾杯
・食事、歓談時間
・宴会ゲーム、レクリエーション
・お祝いサプライズや表彰など
・閉会の挨拶


▼役割

・司会者
・宴会最初の挨拶(代表者や来賓がすることが多い)
・乾杯の音頭を取る人
・ゲームなど宴会盛り上げ担当
・閉会の挨拶(幹事がすることが多い)


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幹事の仕事(8)│最後にしておくと印象的なこと

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幹事は、仕事や私生活での自分を周りにアピールするチャンスです。「お!気が利くな!」「またこの人にお願いしたい!」そう言われたら頑張った甲斐があります。そのために次のポイントを押さえておきましょう。


▼締めの挨拶は会場終了15分前にすること

終わりの挨拶をしても、参加者はすぐ動かないことを理解しておく必要があります。なんとなく飲み物を飲んだり、残った食べ物をつまんだり、余韻を楽しむ人も多いです。あまりダラダラしてしまうと会場にも迷惑をかけてしまい、注意されることで場の雰囲気も悪くなってしまうので、早めに締めの挨拶を進行していきましょう。


▼忘れ物がないか?チェックをする

スマホ、腕時計、財布、等、忘れ物をする人が宴会に1人は絶対いるものです。帰ってから焦るより事前にチェックして、あったらすぐ届けてあげると、感謝されること間違いなし。


▼サプライズを企画する

主役をターゲットにみんなが参加できるようなサプライズを企画しましょう。やるまでの間みんなでわくわくする一体感を出すことができます。各々が歓談するより、全員共通の話題ができて、和やかな雰囲気になります。


▼記念撮影を撮る

忘れてはいけないのが、記念撮影。思い出は心だけでなく、形に残しておきましょう。そして旅行後に、すぐ参加者に写真を共有しましょう。後から見たときに、参加者が「楽しかったな」と、笑顔で振り返ることができ、旅行の満足度がさらにあがります。

まとめ│「幹事」をするメリット

Kanji

宴会の幹事を成功させた暁には、仕事もプライベートも評価がアップするのは間違いありません。
成功させるうえで、3つのポイントを押さえておきましょう。

1、上司や目上の人への配慮

2、参加者が楽しんでもらえるように気配り

3、スケジュールを早めに立てて連絡

幹事の経験は、「仕事」や「人付き合い」に直結するメリットがあります。お客様へ対しての配慮、社内への気配り、それができる人は出世街道まっしぐらです。
宴会幹事は、みんながやりたくないポジション。だからこそ、宴会を楽しく遂行することができたら、自分の価値を最大限に引き上げてくれのです。

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