宴会幹事便利帳 〜案内メール文例 編〜

メールを送る前に気にするポイントは何でしょうか？それは、基本ルールを守りつつ、シーンによってはユーモアも混ぜることが大事です。もちろん固い真面目な文章なだけのメールも必要ですが、ただ真面目な文章だけでは、「つまらない人」と思われてしまう可能性もゼロではありません。時には人間性を魅せることも重要ですね。特に歓送迎会や社員旅行では真面目過ぎても、みんなのテンションを上げることはできません！

案内メールを書くときの主なポイントは３つです。

①出欠のことを簡潔に書く

今の時代、軍隊のように「社内行事は絶対参加！！」という会社も少ないかと思います。ですので、出欠を聞く必要があるのですが、何月何日までに返信が欲しいと必ず日付を入れて返信を求めておきましょう。そうしないといつまでたっても連絡がもらえずに、幹事が困ってしまうことになりますので注意してください。

②内容は分かりやすく

面白くユーモアは重要ですが、あくまでスパイスとして入れ込みましょう。ウケを狙いすぎたり、説明でごちゃごちゃし過ぎて肝心な連絡事項の部分が、埋もれてしまうことのないようにしましょう。

③ビジネスメールの基本は押さえる

あえて砕けた面白いものを書いて欲しいと頼まれている時を除いて、基本は抑えた方が良いでしょう。ついつい、浮かれてしまい友達感覚で送ってしまうと、後で手痛い指摘が入るかもしれません。

また、コンパニオン宴会なのでいきなり宴会参加者の全員に送ってはいけません。コンパニオン宴会の場合、宴会を行うシチュエーションによっては、もちろん送付先なども考える必要があります。まずは男性に送付、上長に送る先を相談するなどするなど気遣いも必要です。稟議の根回しと同じように、仲間と共感者を増やしてから動いた方が、後々協力を仰ぎやすく、自分のためにもなるでしょう。

それでは、実際の例文を紹介します。

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◆ノーマルコンパニオンで、男女混合の旅行プランの場合

件名：社員旅行の案内

皆様、本日もお疲れ様です。
今年もついにやってまいりました。
年に一度の社員旅行のご案内です。

豪華な食事でお腹いっぱい！胸いっぱい！みんなが笑顔になれるような、
そんな素敵な夜にしたいなと思っております。

出欠の返信は◯月◯日◯曜日まで。
幹事◯◯まで、どうぞ宜しくお願いいたしします。

日時：◯月◯日◯曜日〜 ◯月◯日◯曜日
集合場所：AMX時　△△駅△口 　駅前ロータリー
会費：□□円
宿泊場所：◇◇◇
【電話】00-0000-0000
【住所】◯県◯◯市1-1-1
【HP】http://———-

不明点などございましたら担当◯◯（00-0000-0000）までご連絡ください。

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他は、工夫の仕方としては、歓送迎会だと、主役の方には内緒にするサプライズを入れたりすると喜ばれます！サプライズを行う旨をメールで送る場合は、もちろん主役の人は必ず除いた上で、送信するか、人数が少なければ、社内で直接声をかけていっても良いでしょう。

肩書きによって、集金の際の金額も変わって来たりするので、事前に作戦が必要です。部署ごとのメールの宛先グループ設定などを使っていると便利なのですが、サプライズを予定していた相手に情報が筒抜けになってしまうことほど残念なことはありません。主役の方が知っているのに、知らなかったふりをしなくてはならなくなったり、逆に心に負担をかけてしまう可能性もありますので注意しましょう（笑）

社員旅行の場合は、いわゆる懇親会なので割と、くだけた内容でも大丈夫なことも多いです。あとはガチガチにカタイ人が多い会社や部署なのか、それとも今の時代らしいフランクでも大丈夫なのかで、適切な表現も変わると思います。イケイケでオトコだけの職場であれば、不快にならない程度にピンクさを出してしまっても問題ないかもしれません。

例えばこんな文面があります。

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◆ピンクコンパニオンで、男だけのはっちゃけ旅行プランの場合

件名：オンナだ！温泉だ！ポロリもあるよ！2時間SP（社員旅行）の案内

皆様、本日もお疲れ様です！！
今年もついにやってまいりました！
『ゴールデンボール☆ツアーズ』のピストン◯◯です！！

お待ちかね！今年もヤってきました年に一度の”裸の付き合い大宴会”
男の付き合いにおいて、信頼とは、裸も心も丸裸になった時に培われるものです。
対戦相手は、何とエロいお姉さん！
これは期待が高まります！！

出欠の返信は◯月◯日◯曜日まで。

幹事◯◯まで、「メール」か「矢文」か「下駄箱にこっそり手紙を投函する」のいずれかの方法で、どうぞ宜しくお願いいたしします。
矢文は比較的、狙いが定まりにくいので、流鏑馬以外の方法でお願いします。

日時：◯月◯日◯曜日〜 ◯月◯日◯曜日
集合場所：AMX時　△△駅△口 　駅前ロータリー
会費：□□円
宿泊場所：◇◇◇
【電話】00-0000-0000
【住所】◯県◯◯市1-1-1
【HP】http://———-

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かなりぶっ飛んだ内容でしたが、メンバーによってはこういったメール文面もありかもしれません。「おいおいあれは煽りすぎじゃないか？」と上司が言っていたとしても、内心ではワクワクがとまらなくなっていることでしょう！（笑）

あとは、自分なりの言葉で目的に合った案内メールを送付することが一番のポイントです！

当日、宴会場に着いてからが、宴会ではありません。実はその前から始まっているのです！！ 案内メールは、ルールは守りつつ、ワクワク感を感じてもらうことがポイントです。

色々と「頭」を使う会話術や自己啓発などが巷に溢れており、ついつい忘れがちですが自分の「感性」や「心」も非常に大切です。どんなに優れたマーケティングでも広告でも、結局人が行動するときに、何で判断しているのは「何かいいね！」「何か面白そうだね！」などという単純な「感性」「感覚」が決めていて、それは決してロジック（論理・左脳的なもの）ではないからです。

だからこそ、ワクワクは大事なんです♪

自らの極上の酒池肉林体験を勝ち取るためにも！そして会社のみんなの笑顔のためにも！せっかく会社から幾ばくかお金が出るのであれば、会社の金を使って、最高の戯れをしましょう。その為にも気を抜かず、ルールを守ったワクワクするような案内メールを送りましょう！